Case story: Louis Poulsen
Mer kontroll över resekostnader
På Louis Poulsens tillverkningsfabrik i Vejen (Jylland, Danmark) kommer kostnader i samband med affärsresor inte längre som en överraskning. Tillsammans med automatiseringen av kostnadshanteringsprocesserna vet ekonomiavdelningen exakt vad man kan förvänta sig. Och de anställda drar nytta av snabbare ersättningar.
– Tidigare hade vi ingen aning om ersättningsbeloppet. Det försvagade vår översikt över ekonomin och gav oss obehagliga överraskningar i form av kraftigt ökade utgifter när en anställd lämnade in resekvitton från månader tillbaka i tiden. Men nu, med Acubiz Expense Mangement Service, kan vi hålla koll på utgifterna varje månad. Dessa fördelar är enorma och en enorm fördel på många nivåer, säger Gitte Rasmussen, controller i Louis Poulsens finansavdelning.
& nbsp;
Från handhållen till automatiserad
Automatiseringen av kostnadshanteringen omfattar för närvarande delar av företaget. För närvarande använder vissa av de utländska dotterbolagen fortfarande det gamla ”handhållna” systemet, ett faktum som gör för- och nackdelar mycket synliga för Gitte Rasmussen.
– I dotterbolagen där de ännu inte har implementerat Acubiz EMS och därför fortfarande använder kalkylblad och papperskvitton är det helt uppenbart att de inte har samma ekonomiska överblick, säger hon.
Och dessa platser spenderar mycket mer tid på kostnadshantering. Både när det gäller att samla in dokumentation från sina anställda, stämma av poster, få utgifterna registrerade, ersätta de anställda och – sist men inte minst – påminna de anställda att lämna in sina kostnadsrapporter.
Fördelar för alla
Gitte Rasmussen och hennes kollegor upplever stora tidsbesparingar. Besparingar som var den ursprungliga anledningen till att Louis Poulsen för 15 år sedan bestämde sig för att köpa Acubiz programvara för kostnadshantering och därefter få systemet implementerat i alla dotterbolag. Och tidsbesparingarna gäller också för de anställda.
– Jag har aldrig hört talas om någon som gillade att göra en kostnadsrapport. Tvärtom anser alla att det är ett drag, för besvärligt och felaktigt. Men Acubiz har skapat ett ganska intuitivt användargränssnitt. Alla anställdas kreditkortsutgifter importeras direkt till systemet omedelbart efter transaktionen. Dessutom är en rad utgifter fördefinierade, så du behöver inte ange vad pengarna spenderades på. Först när en anställd äter ute måste hon eller han ange vilken typ av kostnad; en allmänt populär förenkling, säger Gitte Rasmussen.
Det händer dock att ett fåtal anställda inte avslutar sina kostnadsrapporter i god tid. Det här var det inbyggda, automatiska påminnelseförfarandet till nytta.
En gedigen implementering
Till att börja med implementerade Louis Poulsen Acubiz EMS för de 130 ofta resande cheferna och anställda med ett företags Eurocard. Den rullades först ut i Danmark, sedan Sverige, Norge och Tyskland, därefter kommer turen till resten av dotterbolagen.
– För det första ser vi till att alla får ett Eurocard. För det andra lägger vi energi på att utbilda de anställda innan de börjar använda systemet. Inte alla anställda tycker det är lika enkelt och vi måste vara redo att stödja dem som tycker det är svårt, säger Gitte Rasmussen.
Samarbetet mellan Acubiz och Louis Poulsen är oklanderligt, tycker Gitte Rasmussen, och hon är glad att Acubiz inte tvekar att hjälpa till när ett problem uppstår – oavsett vem som är ansvarig.
Jag har aldrig hört talas om någon som gillade att göra en kostnadsrapport. Tvärtom anser alla att det är ett drag, för besvärligt och felaktigt. Men Acubiz har skapat ett ganska intuitivt användargränssnitt. Alla anställdas kreditkortsutgifter importeras direkt till systemet omedelbart efter transaktionen. Dessutom är en rad utgifter fördefinierade, så du behöver inte ange vad pengarna spenderades på.
Gitte Rasmussen, Controller på Louis Poulsen
Med frekventa resor och dagar som börjar klockan sex på morgonen och slutar vid midnatt har jag lite tid för kostnadsrapporter. För många år tillbaka var jag en av de anställda som uppmanade ledningen att hitta ett enklare sätt att göra det. På grund av vilket jag var mycket nöjd när vi implementerade Acubiz EMS. Det är ett riktigt praktiskt verktyg som sparar mig halva tiden jag brukade spendera på mina resekostnader. Det betyder att jag nu kan koncentrera mig på vad jag är anställd att göra. Vilket är fördelaktigt för mig och företaget.
Sune Kristensen, internationell affärsutvecklare, Louis Poulsen International
Detaljer
Om Louis Poulsen
Louis Poulsen är en internationell belysningstillverkare och en del av Polaris Private Equity. Louis Poulsen betjänar de professionella och privata belysningsmarknaderna och producerar och utvecklar belysningslösningar för inomhus- och utomhusapplikationer. Känd som producent av den legendariska PH-lampan. Grundades 2007. Produktion i Vejen, Danmark och HQ i Köpenhamn.
Vill veta mer? Kontakta oss.
Klicka här för att anpassa dina cookieval.
30 minuter när du är tillgänglig.
Låt oss ringa dig.
Hos oss eller hos er.
