Case story: DBU
Från djupa hål och manuella arbetsflöden till papperslös kostnadshantering
DBU gjorde ett val eftersom nya uppgifter växte fram men händerna att göra jobben förblev desamma: Den tunga administrationen av kostnader och resekostnader måste underlättas – och bollen landade på Acubiz.
Ett intuitivt system för många olika användare
De primära kriterierna för DBU var att hitta ett intuitivt system för kostnadshantering som olika typer av användare kunde använda.
”DBU är en komplex organisation och det görs en utvärdering varje gång: ska vi köpa ett standardsystem eller utveckla vårt eget.
Acubiz var en grundläggande matchning. Vi möttes av en stor vilja att anpassa upplägget så att de anställda närmar sig systemet på ett sätt, möter deltagarna på ett annat sätt och spelare på ett tredje sätt, säger Heidi Lüthje, IT-chef.
Kontoassistenten Bettina Holm Tange Jensen kompletterar: ”Vi har använt den redan existerande logiken i huset. Måtten är till exempel ”spelare” – ”lag” – ”match” och sedan ett val av t.ex. 10 målnummer. Detta gör det enkelt och intuitivt att navigera inuti. ”
Delad utrullning i organisationen
För att säkerställa en smidig implementering delades användarna upp i tre grupper: Anställda – inklusive instruktörer, domare och Volontärer – mötesdeltagare och fotbollspolitiker och även Spelare .
”För varje grupp bedömde vi om det var vettigt att skapa dem. Domare är till exempel inte skapade. Ännu inte åtminstone. Men om det är en fördel för vissa domare i vissa situationer skapar vi dem som användare, förklarar Bettina Holm Tange Jensen.
”Å andra sidan finns det fall där användare för första och enda gången har en kostnad på 14 DKK. I det här fallet tar användaren en bild av kvittot och sedan mobilbetalas han av en annan vanlig användare av appen. Det är sedan upp till personen att ladda upp kvittot i Acubiz One och få pengarna tillbaka, ”klargör Bo Grøn-Iversen.
Användare med olika startpunkter
De tre kollegorna är medvetna om att vissa användare är mycket unga, andra inte används för att hantera utgifter och andra har inte smartphones.
”Våra användare är olika. Vissa blir kallsvettade genom att trycka på en knapp medan andra bara gör det. Men de kommer att älska det. När jag presenterar lösningen för
nya anställda, de säger alla ”wow, det här är smart”, förklarar Bo.
Användarhandböcker utvecklades för de olika användargrupperna som en del av introduktionen. Och i 2-3 veckor var ekonomiavdelningen tillgänglig för att svara på frågor mellan 11.00 och 12.00.
”Teamchefer och kommittésekreterare fick en separat introduktion eftersom de är talespersoner för slutanvändarna. När du övertygar dem övertygar du resten av användarna, säger Bettina Holm Tange Jensen.
Översikt och en mycket bättre resursanvändning
Ett utgiftshanteringssystem från Acubiz är nu vardagen för DBU och ringpärmarna som tidigare fyllde två hyllor per räkenskapsår upptar nu mindre än hälften.
”Du glömmer snabbt hur besvärligt det en gång var. Det finns många biverkningar: Vi har inga kassaregister längre, alla användare har en fullständig översikt över sina utgifter och alla dimensioner uppdateras varje natt med information från det finansiella systemet. Vi upplever också väldigt få avslag och frågor, förklarar Bettina Holm Tange Jensen och fortsätter: Innan Acubiz använde vi större delen av dagen att skriva in kostnadsrelaterad information i det finansiella systemet. Idag spenderar vi cirka en timme varje dag på kontroll. Det slutar antagligen med en eller två dagar per månad. Och när revisorerna kommer trycker vi bara på ”Skriv ut” istället för att hitta informationen i ringpärmar. ”
Våra användare är olika. Vissa blir kallsvettade genom att trycka på en knapp medan andra bara gör det. Men de kommer att älska det. När jag presenterar lösningen för nyanställda säger de alla ”wow, det här är smart”.
Bo Grøn-Iversen, Finance Director hos DBU
Detaljer
Om DBU
I syfte att främja bollsporter i Danmark var DBU bildades 1989. Idag har DBU över 300 000 medlemmar. Visionerna och värderingarna handlar om att skapa de bästa förutsättningarna och ramarna för dansk fotboll – talangutveckling, klubbar, volontärer och det danska landslaget.
Vill veta mer? Kontakta oss.
Klicka här för att anpassa dina cookieval.
30 minuter när du är tillgänglig.
Låt oss ringa dig.
Hos oss eller hos er.
